Skip to main content
Intranet als digitale werkplek
  • Franck van Diest

Blog - Het intranet als paraplu van een digitale werkomgeving

In de beginjaren van het intranet stond het bekend als een lelijk platform met slechts nieuwsberichten en algemene HR documenten. Gelukkig zijn er anno 2018 veel meer mogelijkheden.

Met de nieuwe mogelijkheden die een intranetplatform tegenwoordig biedt kunnen organisatie meer waarde toevoegen met een intranet. Het helpt je om efficiënter en effectiever te werken waardoor het bedrijf meer groei kan realiseren tegen dezelfde of lagere kosten. 

De nieuwe invulling van het intranet

Soms stuiten we bij organisaties waar we een intranet willen (her)introduceren op weerstand. Sommige organisaties hebben namelijk nog een intranet van 10 jaar geleden in hun hoofd waar ze veel geld ingestopt hebben zonder dat het echt waarde toevoegde aan de dienstverlening van het bedrijf. Op het moment dat ik met klanten in gesprek ben en aangeef wat de mogelijkheden zijn en hoe je een intranet succesvol kan inzetten worden klanten vaak enthousiast en staan ze open om te kijken hoe een intranet succesvol in hun eigen organisatie geïmplementeerd kan worden. 

Buiten dat de functie en mogelijkheden van een intranet in de afgelopen jaren erg veranderd zijn is het technisch gezien ook steeds makkelijker om informatie aan elkaar te koppelen. We kunnen dit nu op een aantrekkelijke en gebruiksvriendelijke manier weergeven en hierdoor heeft het intranet ineens weer een nieuwe functie gekregen. 

Regelmatig zien we dat mensen binnen dezelfde organisatie werken vanuit verschillende systemen. Systemen die allemaal een eigen interface hebben en op een eigen manier taken weergeven en rapportages maken. Hoe mooi zou het in deze situatie zijn als er een platform bestaat waar je aan het begin van je werkdag op inlogt en alles toont wat je nodig hebt op die dag. Je taken, afspraken, documenten, collega's en klantinformatie. Daarnaast zie je ook een social feed waarbij de relevante zaken zijn uitgelicht en naadloze koppelingen naar onderliggende systemen zodat je niet opnieuw hoeft in te loggen. Hierdoor wordt voor iedereen meteen duidelijk waar acties ondernomen moeten worden en wat de prioriteiten van de dag zijn. Zo hoeft een gebruiker niet meer apart in te loggen op alle onderliggende systemen en ziet hij taken niet meer over het hoofd.

De voordelen van het nieuwe intranet

De visie die we anno 2018 hebben op het intranet bied veel voordelen voor organisaties en medewerkers. Uiteindelijk willen we dat werknemers van onze klanten zo efficiënt en effectief mogelijk kunnen werken. Ze kunnen zo waarde verhogen van hetgeen wat belangrijk is voor hun core business en daardoor meer waarde toevoegen voor hun klanten. Om erachter te komen wat je medewerkers echt nodig hebben om hun werk beter te kunnen doen is door het te vragen en ze mee te laten denken in focusgroepen. 

Het is vooral belangrijk om te beseffen dat juist de vraag vanuit de business leidend moet zijn en niet de technologie. Vooral binnen Debble kunnen we vrijwel alle koppelingen maken en slimme dwarsverbanden leggen, maar de belangrijkste vraag is: hoe kan het nieuwe intranet het werkende leven van iedereen binnen de organisatie gemakkelijker maken? De techniek volgt dan vanzelf.

De slimme koppelingen van het intranet

Voor de ene organisatie is het intranet een plek die nieuws, samenwerken en communicatie samenbrengt, terwijl voor andere organisaties een echte hub is waarin medewerkers alle benodigde informatie kunnen vinden, ook informatie die niet op het intranet staat. Wat het intranet in dat geval doet, is een extra laag aanbrengen tussen de gebruiker en de rest van de organisatie. Deze laag, ook wel een paraplu genoemd, is voor elke gebruiker anders omdat iedereen vanuit een andere rol en visie kijkt naar de mensen en processen in de organisatie. Van deze laatste situatie is Planon een mooi voorbeeld. Zij maken in het intranet gebruik van slimme dashboards waar veel belangrijke, rol gebaseerde, bedrijfsinformatie instaat. Met deze manier van werken verschuift de focus van een reactieve houding naar een proactieve. Hierdoor zijn medewerkers goed voorbereid op toekomstige ontwikkelingen en kunnen ze hier meteen op anticiperen.

Het inrichten van het nieuwe intranet

Wanneer een organisatie eraan toe is om veel efficiënter en effectiever samen te werken, is een intranet een heel goed beginpunt. Vanwege het persoonlijke karakter van elke intranetomgeving is het uitermate geschikt voor iedereen in de organisatie. Zodra het besluit is genomen om een intranet te introduceren is het van vitaal belang dat er een ruime vertegenwoordiging vanuit de klant aanwezig is om dit project vorm te geven. Het liefst maken we gebruik van multidisciplinaire teams, mogelijk uit verschillende landen, om een zo accuraat mogelijke representatie van de organisatie in het projectteam te hebben. Pas dan kunnen we alle vereisten benoemen en werken naar een Minimum Viable Product. Zodra dit product staat, werken we Agile en in waves en sprints om het intranet steeds beter te maken naar aanleiding van de input van alle collega’s.

De Agile manier van werken is zeer geschikt voor dit soort trajecten. Het is namelijk gemakkelijker om continu kleine stappen te maken in plaats van een grote sprong in één keer. Op deze manier gaat de adoptie van het nieuwe platform vloeiend en voelt men zich gehoord en betrokken wanneer suggesties worden toegevoegd aan het systeem. Zie het project als een pannenkoek. Je kan het oprollen en in één keer naar binnen werken, maar je geniet er meer van wanneer je het opdeelt in kleine rolletjes en er soms nog wat extra stroop bijvoegt. We maken het behapbaar en verbeteren de functionaliteiten continu.

Meer informatie

Ben je benieuwd hoe een intranet waarde kan toevoegen voor jouw organisatie? Neem contact met ons op en we denken graag met je mee.