Microsoft Teams aan de slag
  • Corne van Bunnik

Snel aan de slag met Microsoft Teams

De afgelopen dagen heb ik veel vragen gehad met betrekking tot het gebruiken van Microsoft Teams. Aangezien heel Nederland de komende drie weken zoveel mogelijk thuis gaat werken, leek het ons nuttig om even wat tips te delen.

 

Microsoft Teams

Nog even kort, wat is Microsoft Teams? Microsoft Teams is een samenwerkingstool van Microsoft die onderdeel is van Office 365. Teams is de vervanger van Skype for Business en voegt hier een hele hoop functionaliteit aan toe. Klinkt goed natuurlijk maar wat kun je er dan mee? De nadruk binnen Teams ligt op samenwerken. Dit doe je door via Teams te chatten, videobellen of samen te werken aan documenten. Dit kan rechtstreeks met één collega, met een groep collega’s of binnen een team. Belangrijk hierbij is dat het niet uitmaakt waar je bent. Microsoft Teams is een cloud applicatie die vanaf je telefoon, laptop, vanuit huis en kantoor te gebruiken is. Superhandig als je noodgedwongen thuis moet werken!

Chat

Chatten met collega’s kan op twee plekken. Je kunt een chat starten in de Chat functie of binnen de Teams functie. Wat is dan het verschil? De chat sectie is bedoeld voor snelle conversaties, een beetje vergelijkbaar met WhatsApp. Je kunt hier ook een groepschat beginnen. Waar is de Teams functie voor bedoeld dan? Dit is bedoeld voor samenwerken rondom een specifiek onderwerp. Bijvoorbeeld een project, klant of afdeling. Je kan hiervoor een team aanmaken en binnen deze omgeving chatten, bestanden delen, samenwerken en andere apps toevoegen die relevant zijn voor het project. Denk bijvoorbeeld aan planner, koppeling met CRM of OneNote voor notities.

Wil je weten hoe je een (groeps)chat kan starten? Bekijk hier hoe je dat doet.

Vergaderen en video bellen

Soms is het gewoon even handig om te kunnen bellen met een collega. Dit kan natuurlijk met de telefoon maar bellen met Microsoft Teams heeft een paar extra handige functionaliteiten. Je kunt kiezen voor gewoon bellen en videobellen Daarnaast kun je je scherm delen, erg handig als je hulp nodig hebt of je collega even wat wil laten zien!

Vanuit een chat

Aan een gesprek deelnemen of een gesprek beginnen kan op verschillende plekken. Allereerst kun je rechtstreeks vanuit een (groeps)chat een gesprek starten. Dit doe je door boven in de chat op het telefoontje of de camera te klikken.

Rechtstreeks bellen

Daarnaast kun je vanuit de linker navigatie ook direct op het telefoontje klikken. Hier kom je terecht op het oproepenscherm van Teams. Je kunt hier contacten opzoeken en bellen. Wanneer dit ingesteld is binnen je organisatie, kun je vanuit hier ook andere telefoonnummers bellen.

Vanuit een Team

Stel je wil snel even je teamleden op een project kun je ook rechtstreeks vanuit een Team een ad-hoc vergadering starten. Dit doe je door in de chatbox te klikken op het video icoontje (zie afbeelding).

Deelnemen aan een vergadering

Wanneer je uitgenodigd bent voor een Microsoft Teams-vergadering, kun hier op diverse manieren aan deelnemen. Allereerst kun je rechtstreeks vanuit de agenda in de linker navigatie deelnemen aan de vergadering. Ook staat er in de e-mail uitnodiging in Outlook een link naar de Teams vergadering. In deze mail staat ook een telefoonnummer, dit nummer kun je gebruiken om telefonisch deel te nemen. Voor een compleet overzicht van de mogelijkheden kun je dit artikel van Microsoft bekijken.

Live evenementen

Een laatste handige functie, is de optie op live evenementen uit te zenden. Deze kunnen binnen een organisatie plaatsvinden maar ook openbaar zijn. Dit is handig wanneer je een onlinetraining wilt geven. Of wanneer de directie een interne update wil geven. Bijvoorbeeld over informatie rondom het coronavirus. Waarom zou je een enorme mail sturen als je ook een interactief live event kunt starten?

Samenwerken met mensen buiten de organisatie

Een vraag die ik veel krijg is of je ook kunt samenwerken met externen via Microsoft Teams. Dit is een makkelijke vraag met een iets lastiger antwoord. Ja, je kunt samenwerken met externen binnen Teams. Dit kan onder de voorwaarde dat dit binnen jouw organisatie is toegestaan. Wanneer Teams “open staat” kun je met mensen chatten en bellen uit andere organisaties. Daarnaast kun je een Microsoft Teams meeting inschieten bij al je contacten, deze kunnen hier via Teams of de link in de uitnodiging. Dit laatste kan altijd. Externen kunnen altijd online deelnemen aan een Teams-meeting.

Mocht samenwerken met externen niet beschikbaar zijn of heb je hulp nodig met het instellen van Microsoft Teams of grip te houden op samenwerken met externen? Neem even contact op met mij of mijn collega’s bij Wortell.

Extra Tip: Wortell heeft een gratis trainingspakket voor Microsoft Teams. Hierin kun je diverse trainingsmaterialen en video’s vinden over hoe je Microsoft Teams kunt gebruiken en dit binnen je organisatie kunt introduceren. Dit trainingspakket is hier te verkrijgen.

Gratis webinar: Op 18 maart geven mijn collega’s bij Wortell een webinar met betrekking tot online samenwerken in Teams. Zorg dat je erbij bent! Je kunt hier meer informatie vinden.

SAMENWERKEN binnen een digital Workplace

Ondanks al het moois dat Microsoft Teams te bieden heeft kan de tool soms een beetje overweldigend zijn. Waar moet je beginnen met Microsoft Teams? Hoe houd je nu grip op de zaak? En hoe zorg je ervoor dat er over een paar maanden geen honderden ongebruikte Teams open staan met documenten die niemand meer kan vinden? Debble bundelt al deze zaken in een digitale werkplek. Wil je hier meer over weten? Lees dan hier verder.