Microsoft Teams
  • Corne van Bunnik

Waarom Microsoft Teams de beste samenwerkingstool voor jouw organisatie is

Microsoft Teams is slechts een paar jaar geleden officieel gelanceerd, maar organisaties die het gebruiken kunnen zich nu geen andere manier van samenwerken meer voorstellen. Sterker nog, voor sommige organisaties is het vooruitzicht om Teams te gebruiken een leidende factor in de transitie naar de cloud. Maar hoe heeft een product als Teams zo snel zo’n enorme impact teweeg gebracht? En wat is het grote geheim waar miljoenen gebruikers wereldwijd van profiteren?

een feest van herkenning

Een van de sterkste punten van Microsoft Teams is de natuurlijke manier waarop samenwerken plaatsvindt. Het zoeken van contact met collega’s of externen doet sterk denken aan het sturen van een WhatsApp bericht, net als het aanmaken van chatgroepen. Omdat de meeste gebruikers al bekend zijn met deze technologie, is de inwerktijd minimaal en verloopt adoptie vlekkeloos.

Bovendien is het heel gemakkelijk om een specifieke collega om aandacht te vragen door een @mention te sturen. Zo krijgt deze persoon een notificatie zodat meteen duidelijk is dat de aandacht wordt verlangd. Dit is weer te vergelijken met de manier waarop social media platformen omgaan met het taggen van personen in of als reactie op een bericht.

de kracht van video

Videoconferencing wordt steeds belangrijker. Het aantal werknemers dat minimaal één dag per week vanuit huis werkt is flink toegenomen en het lijkt erop dat deze trend zich nog wel even door zal zetten. Waar veel organisaties al Skype gebruikten voor videoconferencing, heeft Teams deze mogelijkheid overgenomen en veel meer uitgebreid. Microsoft brengt regelmatig nieuwe innovaties rondom vergaderen zoals de Together mode of de Class Attendance mode voor Teams in de Educatiesector. Het starten van een (groeps) gesprek is eenvoudig en kan vanaf laptop, desktop maar ook vanaf mobiel gedaan worden.

Daarnaast heeft Teams een broadcasting-functie geïntroduceerd. Met deze functie wordt het mogelijk voor iedereen in de organisatie om een live video te streamen, waarbij gereageerd kan worden op vragen vanuit de toeschouwers die meekijken. Uiteraard kan deze video later ook teruggekeken worden. Dit maakt het mogelijk voor directie om updates over de organisatie gemakkelijk te delen met alle medewerkers of kan een HR-medewerker snel en gemakkelijk uitleg geven over een nieuwe procedure.

echt samenwerken

Teams in Microsoft Teams zijn ontworpen met de focus op samenwerking. Je kunt je collega's of zelfs externen via de chat functie gemakkelijk een update sturen of een vraag stellen. Ook het delen van bestanden is extreem eenvoudig. De documenten die in een Team worden gedeeld, worden uiteindelijk allemaal opgeslagen op de juiste plek in SharePoint. Zo hoeft er nooit meer gezocht te worden in eindeloze netwerkschijven om het juiste document te vinden. Bovendien kunnen meerdere mensen tegelijkertijd in hetzelfde document werken. Combineer dit met een videogesprek en je bent niet alleen aan het samenwerken maar ook echt bezig met co-creatie. Hiermee voorkom je dus het heen en weer sturen van verschillende versies van hetzelfde document, wat altijd een grote bron van zowel ergernis als fouten is.

Vele integraties met tools van derde partijen

Teams is niet alleen een allesomvattende tool waar alle Microsoft applicaties op aansluiten, er zijn ook vele koppelingen met applicaties van derde partijen. Denk hierbij aan bijvoorbeeld de integratie van Trello borden om taken in een project te kunnen verdelen. Nu zijn er al vele connectoren met derde partijen beschikbaar en dit wordt in de toekomst alleen maar meer. Dankzij deze koppelingen wordt het voor eindgebruikers nog gemakkelijker om de overstap naar Teams te maken, omdat de oude en vertrouwde applicaties hier gewoon in gebruikt blijven worden.

de bijkomende voordelen van Microsoft Teams

Een Team kan gemakkelijk aangemaakt worden, waardoor het starten met deze manier van samenwerken snel is geregeld. Alle documenten die gedeeld worden in een Team, staan centraal opgeslagen in een SharePoint-omgeving, welke ook na het sluiten van het Team blijft bestaan. Dankzij deze revolutionaire samenwerkingstool zal het interne mailverkeer flink afnemen en de productiviteit en het werkplezier van iedereen toenemen.

Werken met Teams biedt vele mogelijkheden die het samenwerken gemakkelijker en leuker maken. Ben je benieuwd hoe je Microsoft Teams kunt gebruiken binnen jouw Digitale Werkplek? Neem contact op met Debble om de mogelijkheden te bespreken en hoe de ideale inrichting van Teams eruit hoort te zien.

Debble Workplace