Het belang van spelregels in het gebruik van Microsoft Teams en SharePoint

Microsoft Teams is een geweldige tool om mee samen te werken. Tegelijkertijd zien we dat het gebruik ervan ook uitdagingen met zich meebrengt. Medewerkers krijgen steeds meer moeite met het vinden van informatie, er worden verschillende werkwijzen gehanteerd en bestanden worden per ongeluk gedeeld met de verkeerde collega of zelfs externen.

Vaak ontbreekt het nog aan een set van spelregels, afspraken en richtlijnen over hoe men in de organisatie samenwerkt en omgaat met gegevens. Daar zitten nadelen aan zoals:

• Ontstaan van wildgroei aan Sites & Teams in de organisatie;
• Ontbreken van controle op toegang tot bestanden of onvoldoende controle;
• Een IT-afdeling die onvoldoende in staat is om de organisatie te ondersteunen;
• Slechts beperkt van nieuwe mogelijkheden in Microsoft 365 gebruik kunnen maken.

Kortom: Microsoft Teams, SharePoint en OneDrive zijn mooie tools, maar om er succesvol mee te zijn is het belangrijk dat er goede afspraken over het gebruik worden gemaakt

Wat is governance

Een term die vaak valt als men het over spelregels heeft is governance, daarmee bedoelen we een set van spelregels, afspraken en richtlijnen over hoe je samenwerkt met oplossingen zoals Microsoft Teams, SharePoint Online en OneDrive for Business. Het is belangrijk om de governance te bepalen voor jouw omgeving, ben je al begonnen met het gebruik van Microsoft Teams? Dat is geen probleem, ook dan adviseren we je om de governance op te stellen. Je kunt dit ook op een omgeving die al gebruikt wordt toepassen.

Een belangrijk aandachtspunt bij het opstellen van de governance is dat je voorkomt dat het een enorm boekwerk wordt wat niet eenvoudig toe te passen is. Houdt het praktisch en veranker het in je organisatie, bijvoorbeeld door op een eenvoudige manier ondersteunden software in te zetten.

Wist je dat Debble je hiervoor de mogelijkheden biedt? Met Debble kun je op een gestandaardiseerde manier Teams aanmaken, daarmee zorg je dat je de opgestelde spelregels vertaald naar de juiste instellingen en dat deze altijd op dezelfde manier toegepast worden. Ook biedt Debble je mogelijkheden om volledig automatisch te controleren dat de afgesproken instellingen gehandhaafd blijven, ook als een eigenaar of beheerder bewust of per ongeluk iets aanpast.

Teams Governance & Security: een continu proces

De bijkomende uitdaging met cloud oplossingen zoals Microsoft Teams en SharePoint is dat ze continu in beweging zijn, er komen functionaliteiten bij en standaard instellingen kunnen veranderen. Dit betekent dat ook je governance die je nu bepaald hebt in de toekomst bijgewerkt dient te worden.

Bij Debble geloven we dat het opstellen van governance niet het eindpunt maar juist het startpunt is. De dagelijkse wijzigingen in de Microsoft 365 tools vereisen dat je governance hierin meebeweegt. Op die manier voorkom je dat je achteraf tegen vervelende verrassingen aanloopt. In samenwerking met Wortell, Microsoft Gold partner en tevens het moederbedrijf van Debble, bieden wij deze oplossing dan ook aan als een dienst. Benieuwd hoe we dat doen? Kijk dan eens op de website van Wortell of neem contact met mij op.