Intranet als Dach einer digitalen Arbeitsumgebung
  • Franck van Diest

Blog - Das Intranet als Dach einer digitalen Arbeitsumgebung

Das Intranet hat schon immer eine negative Konnotation. Vor allem in den Anfangsjahren war das Intranet als eine hässliche Plattform bekannt, auf der ein paar veraltete Nachrichten standen, ein Gesichtsbuch und allgemeine Dokumente von der Personalabteilung.

Zum Glück sind die Möglichkeiten anno 2018 viel umfangreicher, wodurch die Plattform wirklich wertschöpfend für eine Organisation sein kann. Sie hilft sogar, effizienter und effektiver zu arbeiten, wodurch Wachstum zu denselben oder sogar niedrigeren Kosten geschaffen werden kann.

Die neue Neudefinition des Intranets

Wenn wir bei einer Organisation verkünden, dass wir vorhaben, ein Intranet (wieder) einzuführen, stoßen wir manchmal auf Widerstand. Man hat nämlich immer noch das Intranet von vor 10 Jahren im Hinterkopf, in das man viel Geld hineingepumpt hat, ohne dass es die Dienstleistungen verbesserte. Aber wenn wir erklären, welche Möglichkeiten es inzwischen gibt, sind Kunden begeistert und neugierig, wie sie es in ihrer eigenen Organisation erfolgreich implementieren können.

Ein Intranet anno 2018 ist nicht mehr mit der Plattform zu vergleichen, wie sie in den Anfangsjahren eingerichtet wurde. Weil es technisch immer einfacher wird, Informationen miteinander zu verknüpfen und auf eine attraktive Weise wiederzugeben, hat das Intranet plötzlich wieder eine neue Funktion bekommen.

Wie sehen oft, dass Leute innerhalb derselben Organisation von verschiedenen Systemen aus arbeiten. Diese haben alle ihre eigene Schnittstelle, eine eigene Art, Aufgaben wiederzugeben, und eine eigene Art, Berichte zu erstellen. Stellen Sie sich mal vor, dass es ein Dashboard gibt, auf dem Sie am Anfang des Tages einloggen und dann sehen, was Ihre Aufgaben und Termine von allen Systemen aus sind. Wo auch die wichtigsten Dokumente des Tages wiedergegeben werden, ein sozialer Feed, in dem die relevanten Dinge erläutert werden, und nahtlose Verknüpfungen mit den entsprechenden Systemen, ohne neu einloggen zu müssen. Es wird jedem sofort klar, wo etwas geschehen muss und was die Prioritäten des Tages sind. So braucht man nicht mehr in allen entsprechenden Systemen getrennt einzuloggen und werden Aufgaben nicht mehr übersehen.

Die Vorteile des neuen Intranets

Die neue Sicht auf das Intranet bietet viele Vorteile für Organisationen und für die Mitarbeiter selbst. Es ist wesentlich, dass das Business eng in die Entwicklung der neuen Plattform miteinbezogen ist. Was wir letztendlich wollen, ist, dass die Arbeitnehmer unserer Kunden so effizient und effektiv wie möglich arbeiten können. Sie können nämlich den Wert dessen erhöhen, was sie Ihren Kunden liefern. Die einfachste Art herauszufinden, welche Bedürfnisse sie haben, ist, sie zu fragen und sie in Fokusgruppen mitdenken zu lassen.

Es ist vor allem wichtig, dass gerade die Wünsche aus dem Business der Leitfaden sind und nicht die Technologie. Innerhalb von Debble können wir praktisch alle Verknüpfungen machen und intelligente Querverbindungen legen, aber die wichtigste Frage ist: Wie kann das neue Intranet das Arbeitsleben von allen in der Organisation einfacher machen? Die Technik folgt dann von allein.

Die intelligenten Verknüpfungen des Intranets

Für die eine Organisation ist das Intranet ein Ort, der News, Zusammenarbeit und Kommunikation zusammenbringt, während es für andere Organisationen ein echter Hub ist, in dem Mitarbeiter alle nötigen Informationen finden können, auch die Informationen, die nicht im Intranet stehen. In diesem Fall schaltet das Intranet ein extra Niveau zwischen Benutzer und den Rest der Organisation. Dieses Niveau, das auch Dach genannt wird, ist für jeden Benutzer anders, weil jeder von einer anderen Rolle und Sicht aus auf Menschen und Prozesse in der Organisation schaut. Für diese Situation ist Planon ein schönes Beispiel. Dort werden im Intranet intelligente Dashboards verwendet, in denen viele wichtige, rollenabhängige Firmeninformationen stehen. Mit dieser Art zu arbeiten verschiebt sich der Fokus von einer reaktiven Haltung zu einer proaktiven. Dadurch sind Mitarbeiter gut auf künftige Entwicklungen vorbereitet und können denen sofort vorgreifen.

Die Einrichtung des neuen Intranets

Wenn eine Organisation soweit ist, viel effizienter und effektiver zusammenzuarbeiten, ist ein Intranet ein sehr guter Startpunkt. Wegen des persönlichen Charakters jeder Intranetumgebung ist es ausgesprochen geeignet für jeden Einzelnen in der Organisation.

Sobald die Entscheidung gefallen ist, ein soziales Intranet einzuführen, ist es von großer Wichtigkeit, dass eine kompetente Vertretung des Kunden anwesend ist, um dieses Projekt zu gestalten. Am liebsten arbeiten wir mit multidisziplinären Teams, vielleicht aus verschiedenen Ländern, damit die Organisation im Projektteam so akkurat wie möglich repräsentiert ist. Erst dann können wir alle Anforderungen benennen und auf ein Minimum Viable Product hinarbeiten. Sobald dieses Produkt steht, arbeiten wir agil und in Waves and Sprints, um die Plattform durch den Input aller Kollegen immer besser zu machen.

Die agile Arbeitsmethode ist ideal für diese Art von Routen. Es ist nämlich einfacher, ständig kleine Schritte zu machen, als einen großen Sprung auf einmal. Auf diese Art geht die Annahme der neuen Plattform fließend und fühlt man sich gehört und einbezogen, wenn Vorschläge ins System aufgenommen werden. „Sehen Sie das Projekt wie einen Pfannkuchen. Man kann ihn aufrollen und auf einmal essen, aber man genießt ihn mehr, wenn man ihn in kleine Stücke aufteilt und manchmal noch etwas extra Marmelade hinzufügt. Wir machen es häppchenweise und verbessern die Funktionalitäten ständig.“

Die Intranet-Möglichkeiten sind in den letzten Jahren viel umfangreicher geworden. Das Intranet hat sich zu einer Plattform entwickelt, die wirklich Wert hinzufügt. Ein Dach mit einer klaren Schnittstelle, in dem wichtige Informationen verfügbar sind und das bei der Realisierung von Wachstum hilft.

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