Update Debble Knowledgebase
Het is zover. Na maanden hard werken kan het Debble team trots melden dat de omzetting van het product Debble Knowledgebase naar Modern SharePoint is voltooid. Dit betekent dan ook dat we gaan starten met het plannen van de migraties van onze bestaande klanten.
Even terugblikken
In januari hebben we samen met een aantal klanten gekeken naar het product. Hierbij hebben we gekeken naar wat goed gaat en wat er nog mist. Met het omzetten van het product naar Modern SharePoint zouden we een aantal van deze wensen meenemen. Hieronder nog even kort wat er in de update zou worden meegenomen.
- Een update van announcements om deze meer zichtbaar te maken en deze te kunnen koppelen met het Debble intranet.
- Documenten openen. Documenten openen vanaf een informatiepagina en de zoekpreview moet standaard in een nieuw tabblad.
- Ook links en documenten als favoriet. Naast pagina’s moet je ook documenten en links kunnen kenmerken als favoriet.
- Feedback niet standaard op anoniem. Feedback op een informatiepagina is nu anoniem waardoor de verantwoordelijke geen terugkoppeling kan geven. Dit zou anders moeten.
Daarnaast zouden er nog verbeteringen worden geïntroduceerd rondom het beheer van de kennisbank. Denk hierbij aan het gemakkelijk aanmaken en wijzigen van categorieën en het publiceren van documenten naar meerdere informatiepagina’s.
Wat zit er in?
Zoals bovenstaand aangegeven is de omzetting van de kennisbank afgerond. Maar wat is er van het bovenstaande allemaal terecht gekomen? In de powerup video’s van april en mei hebben jullie wellicht al het een en ander kunnen zien. We zijn erg trots om te kunnen vermelden dat de bovenstaande zaken allemaal mee gaan komen in de nieuwe update. Daarnaast zijn we in staat geweest om nog een aantal extra wensen mee te nemen.
Wijziging retentie
Voorheen was het mogelijk om via de werksite een document te voorzien van retentieregels. In de metadata kon dan een start- en einddatum worden opgegeven en vervolgens een signaleringstermijn. In de nieuwe kennisbank is dit proces onderdeel geworden van de publicatie. Dit is een stuk gebruiksvriendelijker voor de redacteur. Daarnaast is dit onderdeel ook toegevoegd op de informatiepagina’s. Wegens technische beperkingen wordt er geen gebruik gemaakt van Planner voor het genereren van een notificatie rondom het verlopen van een document of pagina.
Verbeterde zoekervaring
Er zijn een aantal wijzigingen doorgevoerd met betrekking tot het zoeken in Knowledgebase. Allereerst is de preview van de zoekresultaten aangepast zodat hij beter aansluit met de vernieuwde Microsoft Search ervaring. Daarnaast is de zoekresultaten aangepast en voorzien van filters.
Meer iconen
Bij het toevoegen of wijzigen van een categorie, link of informatiepagina, kun je vanaf nu kiezen uit alle Microsoft iconen. Daarnaast blijft het mogelijk om een eigen icoon toe te voegen.
Eenvoudiger beheer structuur
De structuur van de kennisbank is vanaf nu eenvoudiger te beheren door de beheerders van de kennisbank. Voor het aanpassen van een icoon, naam of de volgorde van items hoef je niet langer naar de termstore. Er is een speciaal beheerpaneel ingericht waarmee beheerders deze acties vrij eenvoudig kunnen doen. Het beheerpaneel is toegankelijk vanaf de rechterkant van het scherm.
Vernieuwde retentie rapportage
Om inzicht te krijgen in welke documenten dreigen te verlopen of al zijn verlopen, is er een nieuwe rapportage tabel beschikbaar gemaakt. Deze tabel is toegankelijk voor beheerders en redacteuren. Zij kunnen hier zien of er documenten verlopen zijn of dat er documenten opnieuw beoordeeld moeten worden.
De volgende stap
Begin Q3 zal de migratieplanning gemaakt worden voor de migraties van Debble Knowledgebase. Deze zullen gecommuniceerd worden zodra deze bekend zijn. Tevens zal er in de communicatie vermeld worden wat er vanuit de klant verwacht wordt. De migratie zal starten zodra alle Debble Workplace migraties zijn afgerond. De streefdatum die hiervoor wordt aangehouden is begin augustus. Wil je toch eerder gebruik gaan maken van de nieuwe kennisbank? Laat het ons dan even weten. De nieuwste versie van de kennisbank zal dan geïnstalleerd worden zodat je zelf aan de slag kunt met het vullen van de content.