Document Management

Document Management in je intranet? Jazeker!

Wat is document management?

Er wordt niet altijd gedacht aan het toevoegen van document management in je intranet. We hebben het hier niet over een zwaar DMS systeem, maar over het beheren van en samenwerken aan documenten met collega's. Wat organisaties vroeger op de fileshare deden kan bij Debble in het intranet. Door dit op het intranet in SharePoint te doen kunnen gebruikers juist werken hoe zij dat prettig vinden. Via mappen op hun computer door SharePoint te synchroniseren, in Teams of op het intranet in de browser. Waar ze ook werken, een document is altijd terug te vinden op het intranet! 

Meer weten over documenten in je intranet? Download dan de factsheet!

document management
Intranet document management connected publishing

Document management waarin samenwerken en publiceren aan elkaar verbonden is

Debble verbindt de pagina’s waar documenten gemaakt worden aan de pagina’s waar ze gepubliceerd worden. Het zijn aparte pagina’s met verschillende gebruikers die wél met elkaar verbonden zijn. Je kunt ook meerdere samenwerkingspagina’s koppelen aan één publicatiepagina. Dit alles maakt het makkelijk om document-creatie en document management op een laagdrempelige manier toe te passen zonder incorrecte informatie de organisatie in te brengen.

Hoeveel versies van hetzelfde bestand zijn onvindbaar?

Elke organisatie herkent dit. Werken aan documenten is één van de belangrijkste bezigheden van medewerkers in een bedrijf. Document management is vaak een probleem. Verschillende locaties, versies, auteurs en mogelijk nog kopieën op het bureaublad van een medewerker of privé laptop. Met Debble helpen we hierbij. We verdelen documenten onder in de processen: creëren en delen. Hiermee voorkom je de vragen: is dit de laatste versie? Kunnen anderen dit zien? Moet ik het kopiëren of een link sturen? Hoe maak ik een PDF? Dat is in Debble allemaal logisch ingericht.

Intranet documentmanagement versions
Intranet document management fileshare

Breng je fileshares naar de cloud

Het is eindelijk makkelijk om je fileshares naar de cloud te brengen zonder je gebruikers hiermee te belasten. Met Debble kun je jouw eigen bedrijfsstructuur zoals je die in de huidige fileshares hanteert blijven gebruiken. Hiermee bespaar je tijd, geld en rommelige fileshares waar documenten lastig gevonden worden door gebruikers.

Automatisch publiceren: Word naar PDF

De mogelijkheid om automatisch documenten die afgerond zijn naar de organisatie te publiceren bespaart medewerkers veel tijd. Als je met collega’s samenwerkt aan een document en het af is kun je op ‘publiceren’ klikken en wordt het document automatisch naar de juiste bestemmingspagina op het intranet gepubliceerd. Dit maakt het managen van documenten en versies eenvoudiger.

Intranet document management publish
intranet document management search

Vind documenten met automatisch toegevoegde metadata

Metadata en het bewaren van documenten zijn super belangrijk voor goed document management. Met deze mogelijkheden in het Debble platform kun je makkelijk je intranet uitbreiden en hier document management aan toevoegen. Metadata is hierbij erg belangrijk omdat dit gebruikers helpt met het snel en makkelijk vinden van de juiste documenten. Metadata wordt voor een deel automatisch toegevoegd aan de documenten. Dit bespaart het veel tijd en frustratie.

Document management binnen je intranet?

Laten we samen bekijken hoe Debble waarde kan toevoegen voor jouw organisatie. Neem contact met ons op zodat we een persoonlijk demo kunnen inplannen. Are you ready to get Debbled?

demo aanvraag