Skip to main content

Valo Intranet stopt in 2025 - Stap nu over naar Debble en profiteer van 6 maanden korting!!

Leer meer

Implementatie van een nieuw social intranet in 10 weken in 10 landen

De uitdaging

Van 11 verschillende intranetten terug naar 1 Europees intranet

Arcadis is enorm gegroeid en de behoefte voor een gestructureerd intern communicatie beleid is ontstaan. Dit resulteerde in het gebruik van elf verschillende intranetten die werden gebruikt door heel Europa. Niet alleen zag het er per land anders uit en was het gebruik anders, ook vonden medewerkers het moeilijk om de juiste informatie te vinden in al deze verschillende platformen.

Kathi Wimmer: “Voor onze medewerkers was het erg moeilijk om met elkaar in verbinding te komen en de juiste informatie te vinden. Ook al voeren wij ons werk uit/opereren wij als één bedrijf, was het moeilijk voor iemand in Frankrijk om toegang te krijgen tot informatie uit Duitsland. Vanuit een interne communicatie perspectief, was het moeilijk om in contact te komen met het team en ons merk en onze strategie te communiceren. Er was geen mogelijkheid tot virtuele interactie; nieuws werd alleen top-down gepubliceerd. Een voorbeeld hiervan is dat een nieuws item op alle elf de intranetten een keer geüpload moest worden. Dit kostte onnodig veel tijd, zeker als er een noodbericht gecommuniceerd moest worden.”

“Maar ook vanuit een IT perspectief was het lastig om samen te werken.” Zegt Karin van der Lustgraag. “We gebruikte verschillende platformen en zelfs verschillende versies, zo gebruikte wij bijvoorbeeld SharePoint 2007 en 2010. En omdat dit allemaal verschillende losstaande intranet platformen waren, koste het veel tijd en moeite op het gebied van onderhoud en support om deze intranetten werkende te houden.”

Kathi Wimmer: “Voor onze medewerkers was het erg moeilijk om met elkaar in verbinding te komen en de juiste informatie te vinden. Ook al voeren wij ons werk uit/opereren wij als één bedrijf, was het moeilijk voor iemand in Frankrijk om toegang te krijgen tot informatie uit Duitsland. Vanuit een interne communicatie perspectief, was het moeilijk om in contact te komen met het team en ons merk en onze strategie te communiceren. Er was geen mogelijkheid tot virtuele interactie; nieuws werd alleen top-down gepubliceerd. Een voorbeeld hiervan is dat een nieuws item op alle elf de intranetten een keer geüpload moest worden. Dit kostte onnodig veel tijd, zeker als er een noodbericht gecommuniceerd moest worden.”

“Maar ook vanuit een IT perspectief was het lastig om samen te werken.” Zegt Karin van der Lustgraag. “We gebruikte verschillende platformen en zelfs verschillende versies, zo gebruikte wij bijvoorbeeld SharePoint 2007 en 2010. En omdat dit allemaal verschillende losstaande intranet platformen waren, koste het veel tijd en moeite op het gebied van onderhoud en support om deze intranetten werkende te houden.”

De requirements

MIcrosoft Office 365

Karin van der Lustgraaf: “Arcadis heeft gekozen voor het Microsoft Office 365 platform. Het voorziet ons met een responsive platform dat voldoet aan de behoeftes van de gebruikers. Bovendien zijn er partners die oplossingen bieden in het Office 365 platform die voldoen aan onze eisen. Dat is waarom een van de meest belangrijke benodigdheden voor een nieuwe intranet leverancier was dat zij een standaard product aanboden. Wij hebben namelijk niet de support capaciteit om dit allemaal zelf te doen. Door het kiezen van een standaard product profiteren wij van een bewezen oplossing zonder enig maatwerk.”

De oplossing

Informatie per land

Kathi Wimmer: “Door te kiezen voor Debble Workplace profiteren wij van de voordelen van een standaard product. Eerst waren we bang dat een out-of-the-box oplossing ons niet genoeg flexibiliteit zou bieden om het intranet aan te passen naar de structuur van de organisatie. We stonden versteld door de aanpassingsflexibiliteit waarmee wij een portaal konden creëren die volledig aan onze eisen voldeed. Daarom hebben wij het “The Intranet” genoemd.

Karin van der Lustgraaf: “We hebben het intranet zo georganiseerd dat wij informatie aan kunnen bieden op landniveau, maar ook met een andere taal perspectief. De techniek die wij hiervoor gebruiken heet “variations”, wat het mogelijk maakt om nieuws te publiceren in verschillende talen. Dit is erg belangrijk voor onze internationale manier van werken!”