Met het intranet wil je medewerkers en teams verbinden en ze voorzien van de informatie die zij nodig hebben in hun werk. Maar hoe doe je dat zonder dat je weet aan welke informatie medewerkers behoefte hebben?

Informatiebehoefte van medewerkers

Daarom is het belangrijk om goed na te denken over de rollen die er binnen jouw organisatie zijn. Om dit goed in kaart te brengen raden we aan om te starten met het maken van persona’s. Welke rollen zijn er? En welke informatiebehoefte hebben deze personen? En hoe werken zij het liefst?

Persona's: soms is hokjesdenken heel handig

Medewerkers en functies zijn heel divers, maar hoe verschillend ze ook zijn, op rol niveau zijn er altijd wel een aantal hoofdgroepen te onderscheiden die kenmerken, behoeften en wensen delen. De kunst is om hierbij niet te kijken naar het organogram van de organisatie, maar te kijken naar wie hetzelfde ‘verhaal’ deelt. Je zou dit ook wel de ‘ideale focus’ kunnen noemen; segmenteren om interne en externe klanten beter te kunnen bedienen.

Doelgroepen binnen je intranet

Of je de doelgroep nu al goed kent of nog enigszins onbekend bent met de mensen met wie je te maken hebt; profielen en personas helpen je altijd op weg. Het goede van hokjes denken is namelijk dat je anders leert kijken. Je leert weg te blijven van aannames en van wat jij (of jouw afdeling) denkt dat de juiste aanpak is. Je verzamelt, ordent en gebruikt heel gericht informatie over de medewerkers en die kennis giet je vervolgens in een format. Dat zorgt er niet alleen voor dat de informatie makkelijk in het dagelijkse werk gebruikt kan worden, maar ook dat er een gemeenschappelijke taal ontstaat, die de kans op (verkeerde) aannames en miscommunicatie kleiner maakt.

Zo ga je aan de slag met persona's

Bij het maken van een persona kijk je niet alleen naar de ‘harde’ en meetbare informatie die je tot je beschikking hebt (welke middelen gebruikt de medewerker en hoe vaak, werkt hij / zij vaak mobiel of juist niet, etc.) maar ga je ook aan de slag met het vertellen van een verhaal; het schetsen van een context die maakt dat het makkelijker is om je in deze medewerker in te leven en te begrijpen wat hij / zij nodig heeft. Let wel: een persona is altijd een fictief persoon! 

Het creëren van personas kan je helpen met:

• Vereenvoudigen van werkwijzen en behoeften van medewerkers in de organisatie
• Vertaling van kenmerken naar een herkenbaar persoon
• Gemakkelijk communiceren naar verschillende doelgroepen
• Vertalen van de behoeften en wensen van de gebruikers
• Achterhalen van requirements
• Adoptie van nieuwe technologie
• Bepalen van IT middelen
• Communicatie en opleiding

Het uitwerken van persona's voor je intranet

Als je aan de slag gaat met personas, betekent dit dat je iets wil gaan veranderen of verbeteren, waarbij inzicht in je (interne!) klant een belangrijke succesfactor is. Dit kan bijvoorbeeld zijn het verbeteren van een proces, het aanpassen van je communicatie
strategie of het doorvoeren van een nieuwe (digitale) werkomgeving.

Bij het uitwerken van een persona kan je aan de volgende onderwerpen denken:

• Algemene beschrijving naam, leeftijd, werkt hoeveel uur per week
• Over mij en mijn functie
• Wat vind ik leuk en belangrijk aan mijn werk
• Wat zijn mijn uitdagingen
• Hoe tevreden ben ik over.. (de huidige middelen/ het huidige communicatie beleid/ het huidige proces)
• Wat zijn mijn top 5 werkzaamheden
• Welke middelen / werkplek gebruik ik nu
• Wat heb ik nog nodig
• Als ik iets nieuws moet leren, doe ik dat graag op de volgende manier

Meer weten over persona's?

Voor verschillende klanten zijn we aan de slag gegaan met persona's. Wil je meer weten over hoe je persona's voor jouw intranet implementatie kan inzetten? Neem dan contact met ons op. Speciaal voor zorgorganisaties hebben we persona's uitgewerkt. Deze kun je in dit gratis draaiboek vinden.