Inmiddels is Microsoft Teams aardig ingeburgerd, althans, in onze wereld. Ik werk in een omgeving met nagenoeg alleen maar Office 365 gebruikers. En daarmee bedoel ik dan onze klanten.

 Office 365 is een prachtige omgeving, met meer en meer tools die ons werkleven makkelijker maken. Tenminste, dat is het idee. Ik denk dat dat ook best aardig lukt, begrijp me niet verkeerd maar op sommige vlakken kan het beter.

Office 365

Binnen Office 365 kan een individu (door onze branche meestal bestempeld als “de business”) heel eenvoudig nieuwe samenwerkingstools en -omgevingen gebruiken, activeren, delen en installeren. Dat is natuurlijk prachtig nieuws voor de business. Toch zijn veel klanten terughoudend met het activeren van al dit moois. Waarom? Omdat ze zich - volledig terecht - zorgen maken over een explosie van sites en teams, een gebrek aan controle, security, governance en verantwoordelijkheid. Niemand neemt iemand dit kwalijk, want alles wat er gebeurt nadat je een nieuw Team aanmaakt in Microsoft Teams, is volstrekt onzichtbaar en bij het grote publiek onbekend.

Dat dit onbekend en onzichtbaar is, is natuurlijk de kracht vanuit een UX perspectief. Een gebruiker hoef je immers niet te vermoeien met dit soort bijkomstigheden. Toch maken we ons zorgen.

Microsoft Teams

Gek genoeg hoor ik in deze context zo goed als altijd slechts één applicatie uit Office 365 die genoemd wordt: Microsoft Teams. Het is zo makkelijk een nieuw team aan te maken, dat een explosie vaak het gevolg is. Ik zie het zelfs in ons bedrijf en wij worden geacht hiermee te kunnen dealen. Ook wij zijn in de begindagen nieuwsgiering geweest en hebben een “alles is open” cultuur. Dat is fijn, maar nu balen we af en toe een beetje.

Dus. Wat doe je dan als IT-afdeling? Deactiveer je de mogelijkheid om zelf Teams te kunnen maken in Microsoft Teams. Ja toch?

"Meer weten over de valkuilen van Microsoft Teams? Download dan het gratis whitepaper hier.

Self-SErvice 

Laten we het eerst eens hebben over self-service. Self-service houdt in dat mensen zelf, snel aan de slag kunnen gaan met hun werk zonder daarbij te worden onderbroken door stroperige, slecht georganiseerde interne processen om ergens te komen.

Self-service is geweldig. Het scheelt IT enorm veel gedoe en het creëert een sfeer van vertrouwen. Dat is krachtig, want een medewerker die vertrouwen van je krijgt, verwerkt dit onbewust als compliment. En we weten allemaal wat complimenten met mensen doen. self-service anno 2019 zou ook de standaard moeten zijn en niet de uitzondering.

Het aanmaken van een nieuw team in Microsoft Teams voldoet hier dus bijna helemaal aan. Je kunt het zelf, erg makkelijk, zonder tussenkomst van wie of wat dan ook, aanmaken. Wat je dan krijgt is natuurlijk een basis team met een chat tab, een documenten tab en iets wat een wiki heet waarvan niemand precies begrijpt waarom dat er nou standaard in wordt gezet i.p.v. een OneNote. Maar goed, dat terzijde.

Mijn vraag is: heb je nu wat je nodig hebt? Of moet je nog aan de slag om er tools aan toe te voegen, zoals die OneNote? Hm…

Als ik dat zo zeg, levert Office 365 dus eigenlijk helemaal geen self-service aan je mensen. Je kunt zelf iets nieuws aanmaken, maar vervolgens moet je het nog steeds zelf afmaken met de kanalen, tools en functionaliteiten die je nodig hebt. En daar komt dan bij dat je als IT volledig de controle kwijt bent over wat er gebeurt.

Grip op Microsoft Teams

Terug naar Microsoft Teams. Ik ga niet in diepte over over WAT er allemaal wordt aangemaakt met het creëren van een Team. Laten we het er maar op houden dat er vrij veel gebeurt. Je wilt hier grip op hebben, zij het pro-actief, zij het re-actief.

En dat is waar de partner communitiy van Microsoft in beeld komt. Dit zijn nou precies die situaties die altijd ontstaan in het Microsoft landschap, in ieder geval sinds in meer dan 10 jaar geleden in het Microsoft wereldje stapte. De praktische gaten die achterblijven bij het sturen op innovatie en vernieuwing zijn onze uitdaging. En die pakken we graag aan.

Snelheid en efficiëntie door standaardisatie

Bij Debble maken wij standaard oplossingen in Office 365 op het gebied van communicatie, productiviteit en samenwerken. Microsoft Teams en SharePoint spelen daarin een grote rol. Ons motto is: snelheid en efficiëntie door standaardisatie. En daar zit de crux, de grote flaw in Office 365 (en Slack, en Google, en IBM en allemaal). De techreuzen maken generieke software met een horizontale insteek. Microsoft heeft hoeveel MILJARD gebruikers? Precies, denk je nou echt dat het platform op maat is voor jouw bedrijf? Natuurlijk niet!

IT is helemaal niet zo bijzonder

Weet je. Veel IT is helemaal niet zo bijzonder. E-mail is e-mail, een intranet is een intranet. Maar als het aankomt op samenwerken een hetgeen wat jij doet als bedrijf, dan wordt het wel bijzonder. Want jouw bedrijf is niet mijn bedrijf. De manier waarop jullie werken, eventueel toezicht, regels, governance, klantafspraken, externe applicaties, processen, cultuur en noem het allemaal maar op: dat maakt jouw bedrijf uniek.

Het is dus onze gezamenlijke (klant + leverancier = partners) verantwoordelijkheid om voor oplossingen te zorgen die het beste uit je software halen, het beste voor je mensen bieden en het beste passen in jouw bedrijf en dienstverlening. En daar helpen wij je graag bij. Hoe mooi zou het zijn als jij self-service kunt bieden en toch het knopje “Maak nieuw Team” kunt uitzetten? Hoe mooi zou jouw business het vinden als ze na het aanmaken van iets nieuws, direct aan de slag kunnen zonder zelf nog tabs toe te voegen? Hoe mooi zou het zijn als jij en je business er volledig op kunnen vertrouwen dat hetgeen is aangemaakt, veilig is? Hoe mooi zou het zijn als jij volledig grip hebt op dit proces, zonder dat het je veel tijd kost?

Waarde toevoegen

Bij Debble bieden we een stuk techniek die je hierbij helpt. Ons motto: snelheid en efficiëntie door standaardisatie staat hierin centraal. Wij bieden standaard templates aan en helpen je met het opzetten van jouw specifieke templates. En in tegenstelling tot wat je misschien zou denken gaat een template verder dan een pagina met wat functionaliteit. Het gehele proces, van creatie, teamleden, security, SharePoint, Teams, retentie en meer kan hierin zitten.

Ben jij benieuwd hoe self-service er ook uit kan zien en écht toegevoegde waar kan leveren voor jouw bedrijf. Daag me uit voor een gesprek en ik vertel je graag meer. Neem contact met mij op via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.. 

3 problemen opgelost met Microsoft Teams

Meer weten over uitdagingen die organisaties vaak ervaren in Microsoft Teams? Lees in dit whitepaper hoe je de volgende drie problemen van Microsoft Teams oplost:

• Hoe je een wildgroei aan teams voorkomt
• Waarom standaard teams niet voldoen en hoe je dit oplost
• Het correct inregelen van governance binnen Microsoft Teams