Customer Cases

In één digitale werkplek 17 landen verbinden

Projectinformatie

Zo verbindt je 17 landen in één digitale werkplek

Er is al veel geschreven over intranet, de digitale werkplek en de realisatie hiervan. Iedereen kent de standaard valkuilen en toch blijft het lastig om een succesvol platform neer te zetten waar medewerkers daadwerkelijk wat aan hebben. De uitdaging wordt nog groter als meerdere culturen, merken, talen en geografische spreiding een rol spelen. Dus, hoe pak je de realisatie van een project met zoveel verschillende uitdagingen en dimensies aan? Lees in deze case hoe Hero Group 17 landen in één intranet verbindt.

De uitdaging

Door overnames van andere merken is Hero internationaal enorm gegroeid. Je kunt je voorstellen dat dit, naast groei, uitdagingen met zich meebrengt. De verschillende lokale merken (bijvoorbeeld Semper in Scandinavië en Schwartau in Duitsland) met elk hun eigen taal en cultuur, bundelen hun krachten in de Hero Group. Hierdoor wordt internationaal kennisdelen nog belangrijker. Hoe heeft Hero dit aangepakt?

Doelen

Als eerste is er een overkoepelend programma gestart met het doel al deze landen, merken en identiteiten samen te brengen. Met het United Local Heroes-programma (ULH) wil Hero de merken met elkaar verbinden. Ze kunnen zo: gezamenlijk hun doel bereiken (United) alle lokale medewerkers en merken hun kracht laten behouden (Local) en er alles aan doen om het beste voor de klant te bereiken (Heroes).

Requirements

De belangrijkste eisen aan het intranet waren: Het intranet moet passen binnen het operating model en de communicatie- en IT-strategie Ondersteuning bieden in het behoud van de eigen identiteit en taal van de landen Gebouwd zijn rondom de gebruiker, die staat centraal

Oplossing

Tegenwoordig gaan de ontwikkelingen zo snel dat veel organisaties het zelf up-to-date houden van hun platform niet meer aankunnen, laat staan het door ontwikkelen hiervan. Voor Hero betekende dit dat het vertrekpunt van het nieuwe samenwerkingsplatform een SaaS-oplossing in Office 365 is. De oplossing moet flexibiliteit bieden voor specifieke wensen zoals internationale kennisdeling, het behouden van eigen identiteit en kunnen communiceren in verschillende talen. Door te kiezen voor SaaS kan de organisatie zich focussen op de gebruiker en hoeven ze zich niet bezig te houden met de techniek.

"Een belangrijke reden dat we voor Debble kiezen, is dat we graag beschikken over de nieuwste mogelijkheden. We creëren een flow waarin medewerkers niet bang zijn voor verandering, maar er naar uit kijken. We zoeken dit proactief op en maken gebruikers enthousiast voor wat komen gaat."

Bekijk Debble zelf, vraag een demo aan!

Laten we samen bekijken hoe Debble waarde kan toevoegen voor jouw organisatie. Neem contact met ons op zodat we een persoonlijk demo kunnen inplannen. Are you ready to get Debbled?

Plan een demo

Meer klantcases

Intranet implementatie in 10 weken in 10 landen

Van een familiebedrijf naar een die werkt als een familie

Een succesvol en veilig intranet in Office 365

Bekijk alle cases

Implementatie van een nieuw social intranet in 10 weken in 10 landen

Project Details

Een intranet implementeren voor 6.000 gebruikers

Arcadis is hét toonaangevende bedrijf op het gebied van globale Design en Consultancy voor natuurlijke en gebouwde activa. In deze case study spreken we met Kathi Wimmer, hoofd Interne communicatie en Karin van der Lustgraaf, Business Analyst, over de implementatie van het nieuwe Arcadis Intranet voor Europa.

De uitdaging

Arcadis is enorm gegroeid en de behoefte voor een gestructureerd intern communicatie beleid is ontstaan. Dit resulteerde in het gebruik van elf verschillende intranetten die werden gebruikt door heel Europa. Niet alleen zag het er per land anders uit en was het gebruik anders, ook vonden medewerkers het moeilijk om de juiste informatie te vinden in al deze verschillende platformen. Kathi Wimmer: “Voor onze medewerkers was het erg moeilijk om met elkaar in verbinding te komen en de juiste informatie te vinden. Ook al voeren wij ons werk uit/opereren wij als één bedrijf, was het moeilijk voor iemand in Frankrijk om toegang te krijgen tot informatie uit Duitsland. Vanuit een interne communicatie perspectief, was het moeilijk om in contact te komen met het team en ons merk en onze strategie te communiceren. Er was geen mogelijkheid tot virtuele interactie; nieuws werd alleen top-down gepubliceerd. Een voorbeeld hiervan is dat een nieuws item op alle elf de intranetten een keer geüpload moest worden. Dit kostte onnodig veel tijd, zeker als er een noodbericht gecommuniceerd moest worden.” “Maar ook vanuit een IT perspectief was het lastig om samen te werken.” Zegt Karin van der Lustgraag. “We gebruikte verschillende platformen en zelfs verschillende versies, zo gebruikte wij bijvoorbeeld SharePoint 2007 en 2010. En omdat dit allemaal verschillende losstaande intranet platformen waren, koste het veel tijd en moeite op het gebied van onderhoud en support om deze intranetten werkende te houden.”

Requirements

Karin van der Lustgraaf: “Arcadis heeft gekozen voor het Microsoft Office 365 platform. Het voorziet ons met een responsive platform dat voldoet aan de behoeftes van de gebruikers. Bovendien zijn er partners die oplossingen bieden in het Office 365 platform die voldoen aan onze eisen. Dat is waarom een van de meest belangrijke benodigdheden voor een nieuwe intranet leverancier was dat zij een standaard product aanboden. Wij hebben namelijk niet de support capaciteit om dit allemaal zelf te doen. Door het kiezen van een standaard product profiteren wij van een bewezen oplossing zonder enig maatwerk.”

Oplossing

Kathi Wimmer: “Door te kiezen voor Debble Workplace profiteren wij van de voordelen van een standaard product. Eerst waren we bang dat een out-of-the-box oplossing ons niet genoeg flexibiliteit zou bieden om het intranet aan te passen naar de structuur van de organisatie. We stonden versteld door de aanpassingsflexibiliteit waarmee wij een portaal konden creëren die volledig aan onze eisen voldeed. Daarom hebben wij het “The Intranet” genoemd. Karin van der Lustgraaf: “We hebben het intranet zo georganiseerd dat wij informatie aan kunnen bieden op landniveau, maar ook met een andere taal perspectief. De techniek die wij hiervoor gebruiken heet “variations”, wat het mogelijk maakt om nieuws te publiceren in verschillende talen. Dit is erg belangrijk voor onze internationale manier van werken!”

Future developments

Arcadis verzend vragenlijsten om achter de meningen te komen over het nieuwe intranet, en te kijken waar het intranet nog verbeterd kan worden of waar informatie mist. Kathi Wimmer: “We zijn gestart met dit project in Europa, maar nu zien we dat andere regio’s kijken naar onze vernieuwde en verbeterde manier van interne communicatie kanalen. Het Midden Oosten is de eerste regio na Europa die Debble Workplace heeft geïmplementeerd als hun nieuwe social intranet. Een binnenkort zullen andere regio’s ook volgen.

“Debble bied ons een out-of-the-box intranet oplossing in Office 365 die ons elf jaar oude intranetten vervangt. ETTU hielp ons met de implementatie van het nieuwe intranet binnen 10 weken en we stonden versteld door de aanpassingsflexibiliteit waarmee we hét intranet dat voldoet aan al onze behoeften hebben kunnen creëren.”

Bekijk Debble zelf, plan een demo!

Laten we kijken hoe Debble de samenwerking en communicatie binnen jouw organisatie kan verbeteren. Neem contact met ons op om je eigen demo in te plannen! Are you ready to get Debbled?

Plan een demo

Meer klantcases

17 LANDEN IN ÉÉN DIGITALE WERKPLEK VERBINDEN

VAN EEN FAMILIEBEDRIJF NAAR EEN DIE WERKT ALS EEN FAMILIE

EEN SUCCESVOL EN VEILIG INTRANET IN OFFICE 365

Bekijk alle cases

Die Implementierung eines neuen sozialen Intranets innerhalb von 10 Wochen für 10 Länder

Projektinformation

Ein Intranet für 6.000 Benutzer

Arcadis ist weltweit führend als Design- und Consultancyfirma für die natürliche und bebaute Umgebung. Zusammen mit seinen Kunden arbeitet es an außergewöhnlichen und nachhaltigen Lösungen und bietet dafür Dienstleistungen auf dem Gebiet von Gestaltung, Beratung, Engineering, Projekt- und Programmmanagement.

Die Herausforderung

Arcadis wächst schnell. Damit wurde auch die Notwendigkeit einer strukturierten internen Kommunikationspolitik immer größer. Dies resultierte in elf verschiedenen Intranets, die in ganz Europa genutzt wurden. Nicht nur das „Look and feel“ unterschied sich von Land zu Land, sondern die Arbeitnehmer fanden es auch schwierig, die richtigen Informationen an all diesen verschiedenen Standorten zu finden.

Anforderungen

Karin van der Lustgraaf: “Arcadis hat sich für die Plattform Microsoft Office 365 entschieden. Es bietet uns eine reaktionsschnelle Plattform, die den Anforderungen der Benutzer genügt. Außerdem gibt es Partner, die eine Lösung innerhalb der Office 365-Plattform anbieten, die unseren Bedürfnissen entspricht. Deshalb war es eine der wichtigsten Forderungen an den Lieferanten eines neuen Intranets, dass er uns ein Standardprodukt anbieten konnte. Wir haben nicht die Kapazitäten, dies ganz selbst aufzubauen. Durch unsere Wahl für dieses Standardprodukt profitieren wir von einer bewährten Lösung, ohne dass Maßarbeit nötig ist.“

Lösung

Kathi Wimmer: „Durch die Wahl für Debble Workplace profitieren wir von den Vorteilen eines Standardprodukts. Erst befürchteten wir, dass eine Out-of-the-Box-Lösung uns nicht die Möglichkeit gäbe, das Intranet nach der Struktur unserer Organisation flexibel anzupassen. Zum Glück brauchen wir uns hier keine Sorgen zu machen. Wir waren beeindruckt von der Flexibilität in Maßarbeit. Das Portal wurde so entworfen, dass es unseren Wünschen entsprach. Deshalb haben wir es umbenannt in ‚The Intranet‘.“ Karin van der Lustgraaf: „Wir haben das Intranet so eingeteilt, dass wir nicht nur Informationen auf Landesniveau bereitstellen können, sondern auch in verschiedenen Sprachen. Die Technik heißt ‚Variations‘ und sorgt dafür, dass wir News und Informationen in verschiedenen Sprachen veröffentlichen können. Sehr wichtig für unsere internationale Arbeitsweise!“

Zukünftige Entwicklungen

Jetzt verschickt Arcadis Fragebögen, um herauszufinden, was man vom neuen Intranet hält, auf welchen Gebieten es verbessert werden kann und welche Informationen noch fehlen. Außerdem wir Analytics hinzugefügt, um tiefere Einblicke in Nutzung und Annahme des neuen Intranets zu geben.

"Debble bietet Arcadis eine Out-of-the-Box-Lösung in Office 365, mit der die elf Jahre alten Intranets ersetzt werden konnten. ETTU hat uns bei der Implementierung des neuen Intranets innerhalb von zehn Wochen unterstützt. Wir waren beeindruckt von der Flexibilität der Lösung, um so das Intranet zu entwerfen, das völlig unseren Wünschen entspricht.“

Debble selbst ansehen, Demo planen!

Schauen wir, wie Debble die Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb Ihrer Organisation verbessern kann. Nehmen Sie Kontakt mit uns auf, um Ihre eigene Demo zu planen! Are you ready to get Debbled?

Demo planen

Implementing a new Social Intranet in 10 weeks in 10 countries

Project information

IMPLEMENTING AN INTRANET FOR 6,000 USERS

Arcadis is the leading global Design and Consultancy firm for natural and built assets. In this case study we are talking to Kathi Wimmer, Head of Internal Communications, and Karin van der Lustgraaf, Business Analyst, about the implementation of the new Arcadis Intranet for Europe.

The challenge

Arcadis has grown rapidly and also the need for a structured internal communication policy emerged. This resulted in eleven different intranets that were used across Europe. Not only was the look and feel different from one country to another, but also employees found it difficult to find the right information on all of these different platforms. Kathi Wimmer: “For our employees, it was really hard to connect with each other and find the right information. Although we operated as one company, it was very difficult for someone in France to access information in Germany. From an internal communication perspective, it was hard to engage the team and communicate our brand and strategy. There was no possibility for virtual interaction; news was only published top-down. As an example, a news item had to be uploaded eleven times on all of these different intranets. This was time consuming as you can imagine, especially when an emergency message had to be communicated.” “But also from an IT perspective, it was hard to work together,” Karin van der Lustgraaf adds. “We used different platforms and even different versions, for instance SharePoint 2007 and SharePoint 2010. And since these were all standalone intranet platforms, it cost a lot of time and effort in terms of maintenance and support to keep these intranets up and running.”

Requirements

Karin van der Lustgraaf: “Arcadis has chosen the platform Microsoft Office 365. It provides us with a responsive platform, which can meet the users’ requirements. Moreover, there are partners that offer solutions within the Office 365 platform that match our needs. That is why one of the most important requirements for a new intranet supplier was that they would be able to offer us a standard product. We do not have the support capacity to do this all by ourselves. By choosing a standard product, we benefit from a proven solution without any custom work.”

The solution

Kathi Wimmer: “By choosing Debble Workplace, we benefit from the advantages of a standard product. At first, we were afraid that an out-of-the-box solution would not be able to provide us with flexibility to customize the intranet to the structure of our organisation. Luckily, we didn’t need to worry about this. We are amazed by its customization flexibility in order to create the portal of our needs. That is why we named it ‘The Intranet’.” Karin van der Lustgraaf: “We organised the intranet in such a way that we are able to provide information on country level, but also on a different language perspective. The technique used for this is called variations, which makes it possible to publish news and information in different languages. Very important for our international way of working!”

Future developments

Arcadis will send out surveys to asks opinions about the new intranet and see where the intranet can be improved or what information is missing. Kathi Wimmer: “We started this project in Europe, but we now see that other regions are looking at how we improved our internal com munication channels. The Middle East is the first region after Europe that implemented Debble Workplace as their new social intranet. Soon other regions will follow.”

“Debble offers us an out-of-the-box intranet solution in Office 365 that replaced our eleven-year-old intranets. ETTU helped us implementing the new intranet within 10 weeks and we were amazed by its customization flexibility in order to create the intranet of our needs,”

See Debble for yourself, book a demo!

Let's find out how Debble can empower collaboration for your organization. Get in touch with us and we will contact you to schedule your very own demo! Are you ready to get Debbled?

Book a demo

Meer klantcases

CONNECTING 17 COUNTRIES IN ONE DIGITAL WORKPLACE

FROM A FAMILY OWNED BUSINESS TO ONE THAT WORKS AS A FAMILY

A SUCCESFUL AND SECURE INTRANET IN OFFICE 365

All cases