Build cycle - Kennisbank (Base) - Kennisbank beheer nóg makkelijker

Deze build cycle hebben we ons gefocust op een aantal verbeteringen om het beheer van de kennisbank nog een stukje gebruiksvriendelijker te maken.

Met Debble Knowledgebase kunnen bedrijven "grip" houden op hun kennis. Een aantal maanden geleden hebben we ons gericht op het verbeteren van een aantal beheersaspecten. Inmiddels werken er steeds meer bedrijven met deze mooie tool en krijgen we dus ook steeds vaker feedback over de werking van het systeem.

Deze build cycle hebben we ons gefocust op een aantal verbeteringen om het beheer van de kennisbank nog een stukje gebruiksvriendelijker te maken. De verbeteringen vallen uiteen in drie onderwerpen:

Beheren Documenten eenvoudiger

Voor het publiceren van documenten naar pagina's is een methodiek beschikbaar waarover we positieve reacties ontvangen. Echter worden na de initiële publicatie zaken een stukje lastiger. Er is namelijk geen sterke relatie tussen het bronbestand en het gepubliceerde bestand. Dit zie je bijvoorbeeld terug wanneer je een document wilt depubliceren. Of wanneer je een bronbestand hernoemt of zelfs verwijderd. Ook het wijzigen en publiceren van grotere aantallen bestanden is nog niet optimaal.

Dit onderdeel bestaat uit meerdere subonderwerpen. We zijn gestart met het versterken van de link tussen het bron document (op de werksite) en het gepubliceerde document (op de root van de kennisbank). Op die manier is altijd bekend bij welk brondocument een gepubliceerd document hoort. Daarna hebben we onderstaande scenario’s kunnen doorvoeren:

• Depubliceren document. Hiervoor is een extra knop beschikbaar gekomen in de documentenbilbiotheek op de werksite. Wanneer hierop wordt geklikt, komt een popup tevoorschijn net als bij het publiceren van een document. Daarin staan de pagina's waar het document op is gepublcieerd met de mogelijkheid het document op één of meerdere van deze pagina's te depubliceren.
  
  
  
• Hernoemen document. Bij het hernoemen van het brondocument op de werksite is het niet wenselijk om na publicatie twee gepubliceerde documenten hebben. Met deze update wordt herkend dat het brondocument is hernoemd en wordt het het origineel gepubliceerde document netjes qua naam aangepast. Hierbij passen we het reeds gepubliceerde document aan, zodat alle eventuele directe links naar dat item gewoon blijven werken.
  
  
• Verwijderen document. Na het verwijderen van een brondocument wordt gecontroleerd of het document is gepubliceerd. Als dat het geval is, wordt het gepubliceerde document ook verwijderd. Daar zal eventjes tijd overheen gaan, omdat hiervoor processen op de achtergrond lopen.
  Note: dit ondedeel is nog in ontwikkeling.

Inhoudsopgave van een pagina & 'terug naar boven' knop

We voegen een inhoudsopgave aan elke informatiepagina toe. Voor nieuwe pagina's is deze direct beschikbaar, bij bestaande pagina's kan deze in het publicatiepaneel aan de rechterkant worden aangezet. Het bevat grofweg onderstaande functionaliteiten:

• Alle kopteksten (headings) 1-3 worden automatisach gerenderd
• Er kan per pagina een keuze worden gemaakt welke headings er worden gerenderd (kopteskt 1, koptekst 1-2 of koptekst 1-3 of alleen specifieke kopteksten: of koptekst1 of 2 of 3)
• Alleen de headings in het text onderdeel (webpart) worden gerenderd (niet van andere onderdelen op de pagina)
• Indien naar beneden wordt gescrold verschijnt rechts onderaan en knop 'Terug naar boven' waarmee de gebruiker in 1x terug naar de bovenkant van de pagina toe kan gaan
• Per pagina kan worden gekozen of de inhoudsopgave moet worden getoond op alle apparaten of alleen op desktop
• De inhoudsopgave kan per pagina worden uitgezet

Daarnaast is momenteel de header van de informatiepagina inclusief afbeelding. Dat hebben we op verzoek voor nieuwe pagina's aangepast naar een header zonder afbeelding om zo meer ruimte te hebben voor de content.

Structuur kennisbank beheren

Het beheren van de kennisbank wordt over het algemeen als intuïtief ervaren. Daar zijn we blij mee ! Met het over te schuiven beheerpaneel is het vrij eenvoudig om onderdelen toe te voegen of te verplaatsen. We hebben feedback ontvangen dat het verwijderen nog niet altijd even goed werkt. Op dit moment worden er wel items (terms) verwijderd, maar komen de bestanden en pagina's nog terug in de zoekresultaten (omdat die achterblijven). Dat is niet altijd wenselijk.

Met deze update wordt het proces van verwijderen verbetert. Bij het verwijderen van een categorie, subcategorie of pagina doen we eerst een check op de inhoud. De medewerker krijgt vervolgens een overzicht van eventueel aanwezige content waarbij wordt aangegeven dat deze ook worden verwijderd. Daarin heeft de gebruiker de keuze om te bevestigen of op annuleren te klikken.

Verwijderen van een categorie

Verwijderen van een subcategorie

Verwijderen van een (informatie)pagina

Daarnaast wordt het ook mogelijk om categorieën, subcategorieën of pagina's te verbergen. Daarvoor is een nieuwe icoon (oogje) geïntroduceerd, naast de knop om te verwijderen.

Sturen op rapportages

De rapportage is in potentie een krachtige beheerstool. Je ziet snel wanneer er sprake is van verlopen documenten of pagina's. Bij grotere kennisbanken is het nog wel lastig om de juiste data uit te filteren. Daarvoor hebben we de kolommen in de tabel filterbaar/sorteerbaar gemaakt en zijn weergaves toegevoegd.

Bovenstaande wordt gerelaseerd via de release ringen en zal als alles goed gaat over twee weken op 27 september op jullie omgeving aanwezig zijn.