Informatie delen met medewerkers in Debble, hoe en waar doe je dat eigenlijk?

HR-informatie, IT-handleidingen, beleidsdocumenten, document templates, style guides, het is zomaar een greep uit de diversiteit aan informatie die je zou kunnen delen met de rest van de medewerkers. Maar hoe doe je dat eigenlijk, hoe zorg je ervoor dat informatie gemakkelijk terug te vinden is? In dit artikel kijken we naar de mogelijkheden die je hebt binnen het Debble platform en hoe deze van elkaar verschillen. Zo kun jij kiezen wat goed bij de informatiebehoefte van jouw organisatie past.

Mogelijkheden in het Debble platform

Binnen Debble zijn er diverse mogelijkheden om informatie toe te voegen en te presenteren aan de rest van de organisatie. Binnen Debble Workplace, kun je bijvoorbeeld gebruik maken van publicatiesites. Een publicatiesite is het uithangbord van een groep medewerkers richting de rest van de organisatie. Denk bijvoorbeeld aan afdelingen, business units maar ook communities als de OR of PV kunnen hier gebruik van maken. Informatie delen op een publicatiesite doe je met behulp van nieuws, evenementen, vacatures, documenten en contentpagina’s. Typisch worden er voor diverse publicatiesites aangemaakt. Een andere mogelijkheid is het gebruik van Debble Knowledgebase, een module voor kennismanagement. Hier kunnen informatiepagina’s en documenten worden toegevoegd en gestructureerd middels een systeem waarin informatie wordt onderverdeeld in categorieën en subcategorieën.

In beide gevallen kan er dus op een schaalbare manier informatie worden aangeboden aan de medewerker. Maar wat zijn eigenlijk de verschillen? En wanneer zou je voor welke optie moeten kiezen?

Zoek de verschillen

Wanneer je een categorie uit Debble Knowledgebase en een content overzicht uit de publicatiesite naast elkaar zou leggen, zie je op het eerste gezicht niet echt veel verschil. Beide pagina’s geven op een gestructureerde manier een overzicht van de informatie die er over een onderwerp beschikbaar is. Je zou dus kunnen denken, die Debble Knowledgebase module heb ik helemaal niet nodig.Toch zijn er een aantal duidelijke verschillen aan te wijzen tussen de twee manieren van content presenteren.

Retentie – hou je informatie bij

Binnen Debble Knowledgebase kun je aan pagina’s en documenten een retentiedatum meegeven. Dat wil zeggen, hoe lang is de content geldig. De hamvraag is natuurlijk, waarom zou ik informatie een houdbaarheidsdatum willen meegeven? Het korte antwoord: zo voorkom je dat na een langere periode jouw informatie niet meer up-to-date is.

Zoeken – net even wat extra

Binnen Debble Knowledgebase zoek je eenvoudiger over meerdere categorieën heen. Wanneer je niet zo goed weet waar jouw informatie te vinden is, kan dit behoorlijk handig zijn. Ook klik je eenvoudig van de ene categorie naar de andere categorie.

Q&A – een ingebouwde feedbackloop

Kennismanagement houdt niet op bij het toevoegen en presenteren van informatie. Sterker nog, dan begint het eigenlijk pas! Door te leren van de feedback en vragen van medewerkers, kan de kwaliteit van de informatievoorziening verbeterd worden. Hoe we dat doen? Medewerkers kunnen eenvoudig feedback leveren op content in de kennisbank. Ook kunnen medewerkers vragen stellen aan specialisten of elkaar via de Q&A.

Documenten – centraal beheer

Een laatste verschil is de manier waarop documenten worden gekoppeld en beheerd. Je kunt vanuit een afgesloten SharePoint of Teams ruimte jouw documenten bijwerken. Vervolgens kun je die met behulp van het unieke publicatiemechanisme eenvoudig koppelen aan een of meerdere informatiepagina’s in de kennisbank.

Hoe zet je het in?

Maar, is de kennisbank module dan altijd de beste optie? Nee, niet in alle gevallen. Heb jij een of twee afdelingen die graag informatie willen delen met de organisatie, dan is Debble Knowledgebase in veel gevallen een beetje “overkill”. Heb jij een enorme diversiteit aan informatie die niet goed te verdelen is over categorieën die bij elkaar passen, in dat geval is Debble Knowledgebase wellicht ook niet heel interessant. Is jouw intranet vrij gelaagd met een groot aantal, goed gevulde publicatiesites? In dat geval kun je deze informatie zeer waarschijnlijk gewoon goed kwijt in de publicatiesites.

Wanneer gebruik je Debble Knowledgebase dan wel? Een aantal voorbeelden;

• Wanneer je een grote set content hebt die je wil delen met de organisatie zonder dat je hier direct ook echt publicatiesites voor wil maken. Denk bijvoorbeeld aan een self-service portaal, een kennisportaal met vakinhoudelijke kennis of een kennisbank voor de Servicedesk.
• Je informatie hebt dat volgens een formeel proces verloopt en ook regelmatig gecontroleerd dient te worden. Bijvoorbeeld beleid, kwaliteitsdocumenten of protocollen.
• Je voorstander bent van een zeer plat intranet en dus naast de homepagina eigenlijk maar weinig sites wil hebben.
• Je actief beleid hebt op kennismanagement en ook gebruik wil maken van een Q&A om de kwaliteit van de informatievoorziening te verbeteren.

Hopelijk helpen deze voorbeelden je met het bepalen van een informatieopzet voor jouw Debble werkplek. Gebruik je Debble Knowledgebase nog niet maar ben je wel gecharmeerd van de mogelijkheden, laat het ons vooral weten. Weet je na het lezen van dit artikel nog steeds niet goed waar je bepaalde content het best kwijt kunt, neem contact met ons op