Skip to main content

Build cycle - Integratie Workplace met Teams

Deze build cycle heeft in het teken gestaan van een belangrijke beweging die we gaan inzetten: de integratie van Debble Workplace (intranet) binnen Microsoft Teams. Via deze blogpost een update om jullie mee te nemen waar we mee bezig zijn geweest.

Een van de belangrijkste doelen van Debble is het zorgen dat mensen altijd de juiste informatie kunnen vinden om hun werk te doen. Een centraal onderdeel hiervan is nieuws. Met behulp van nieuwsberichten zorgen bedrijven ervoor dat medewerkers op de hoogte worden gehouden van belangrijke ontwikkelingen. Soms is een ontwikkeling zelfs zo belangrijk dat je nieuws hierover niet alleen beschikbaar wil maken, maar ook actief naar medewerkers wil brengen.

Uit onderzoek blijkt dat bij klassieke intranetten slechts 13% van de medewerkers dagelijks het intranet bezoekt. Ook blijkt dat ruim 74% van de medewerkers regelmatig informatie mist die belangrijk is. Dit laatste is iets wat we graag willen oplossen. Door bedrijven in staat stellen medewerkers actief te informeren van een nieuw nieuwsbericht, zorgen we ervoor dat minder medewerkers regelmatig informatie missen. Door nieuws beschikbaar te maken in Microsoft Teams, verlagen we de drempel om te kijken naar nieuws. We brengen het nieuws dus naar de plek waar de medewerker al regelmatig is voor zijn werk.

Het opzetten van nieuws in Microsoft Teams inclusief een notificatiemechanisme is een belangrijke eerste stap in ons doel om zaken richting teams te brengen en te werken aan een Debble Dashboard in Microsoft Teams.

Versturen van notificaties

De oplossing bestaat uit een aantal onderdelen. Ten eerste de mogelijkheid tot het versturen van notificaties. Bij het publiceren van een nieuwsbericht kan expliciet worden gekozen voor het verzenden van een notificatie. Het is dus straks niet meer het geval dat een publicatie van een nieuwsbericht naar de homepagina altijd zorgt voor een push notificatie. Op deze manier kan er een overload een notificaties worden voorkomen. De notificatie zullen straks straks ook richting één of meerdere doelgroepen kunnen worden verstuurd en zullen uiteraard ook vertalingen ondersteunen.

Voor het versturen van de notificaties zijn twee wijzigingen doorgevoerd in het publicatiepaneel - aan de rechterkant - van een nieuwsbericht. Het aantal vinkjes om te publiceren werd namelijk wel erg veel.

Allereerst is alles wat met de homepagina te maken heeft, samengevoegd tot één vinkje. Met dat vinkje wordt bepaald of een nieuwsbericht naar de homepagina toe wordt gepubliceerd en wordt ook direct de locatie aangegeven:

  • De (paginabrede) carrousel
  • Vaste nieuwsitems
  • Nieuws noitifcatiebalk

Dat bekekent dat er een keuze dient te worden gemaakt uit één van de drie locaties. Het is niet meer mogelijk om een nieuwsbericht in zowel de carrousel/vaste nieuwsitems én de notificatiebalk te plaatsen. In combinatie straks met het versturen van notificaties naar Microsoft Teams zal dat minder relevant zijn, omdat de medewerkers - optioneel - een push notificatie ontvangen.

Het blijft uiteraard zo werken dat redacteuren expliciteit rechten moeten hebben - op de achterliggende lijsten - om het vinkje aan te kunnen vinken. Daarbij blijft de tweedeling in permissies bestaan voor enerzijds de carrousel en de vaste nieuwsblokken en anderzijds de nieuws notificatiebalk.

Ten tweede is er een nieuw vinkje bijgekomen om een notificatie van het nieuwsbeiciht te versturen naar Microsoft Teams. Wanneer het nieuwsbericht is gepubliceerd en de notificatie is verzonden, kan bij het bewerken van het nieuwsbericht worden gekozen voor het nogmaals verzenden van de notificatie. Standaard staat dit uit.

Het versturen van notificaties  is beschikbaar voor gebruikers die ook nieuws naar de homepagina mogen publiceren. Het is ook mogelijk om het versturen van notificaties alleen toegankelijk te maken voor specifieke groepen medewerkers. Dit doen we door de functionaliteit te koppelen aan één of meerdere AD-groepen. Wil je helemaal geen gebruik maken van notificaties, bijvoorbeeld omdat jouw organisatie nog helemaal geen gebruik maakt van Microsoft Teams? In dat geval schakelen we de notificatiefunctionaliteit uit.

Ontvangen van een notificatie

De notificatie wordt gestuurd naar Microsoft Teams. Afhankelijk van de instellingen van de gebruiker en waar deze actief is - desktop of mobiel - wordt de notificatie getoond. Het maakt dus niet uit of je wel of niet achter een laptop zit. Via de mobiele app van Microsoft Teams ontvang je nog steeds notificaties van belangrijke updates.

De notificatie komt binnen in de Activity tab binnen Microsoft Teams. Deze notificatie feed geeft diverse notificaties weer van gebeurtenissen in Microsoft Teams. Met deze nieuwe functionaliteit worden hier ook de notificaties vanuit het Debble intranet hieraan toegevoegd. De notificatie toont de titel van het nieuwsbericht en kan worden doorgeklikt om snel het nieuwsbericht te bekijken.

Nieuwsoverzicht

Binnen Teams wordt ook alle nieuwsberichten getoond via een centraal nieuwsoverzicht. Dit nieuwsoverzicht is hetzelfde nieuwsoverzicht als in Debble zelf en is voorzien van het zoekveld, de filters en lazy loading. Dit nieuwsoverzicht zal straks in Teams ook meertaligheid ondersteunen. Zie hieronder een screenshot van onze testomgeving ter illustratie:

feed met updates

Tot slot hebben we gewerkt aan een feed waarin updates worden getoond. Daar zullen in eerste instantie nieuwsberichten worden getoond van vandaag en gisteren. In de toekomst zal dit een persoonlijk dashboard worden waarin updates worden getoond die voor de gebruiker relevant zijn. Dat zullen updates zijn vanuit diverse contentdragers en niet alleen vanuit het intranet. Denk bijvoorbeeld aan nieuw artikelen in de kennsbank, een nieuwe vraag of antwoord in de Q&A, een nieuwe contentpagina of evenement in het intranet of simpelweg een verjaardag van een collega waar je veel samenwerkt.

Hieronder een voorbeeld van de feed ter illustratie:

Uiteindelijk zal dit gaan groeien naar een volwaardig tijdlijn waarin de gebruiker wordt genotificeerd van persoonlijk relevante updates van content binnen de organisatie.

Nieuwsgierig?